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Rechnungen an DATEV senden: Die KI holt die Belege aus Outlook
Rechnungen an DATEV senden, ohne jede Mail weiterzuleiten: Die KI erkennt Belege in Outlook, du gibst frei. Mit Video, Ablauf und Grenzen.
Dominik Walter
Rechnungen an DATEV senden: Die KI holt die Belege aus Outlook
1 Min. · Startet nach Klick, mit Ton. Das Video kommt von Wistia.
Freitagnachmittag, die Woche ist fast rum. Im Postfach liegen die Rechnung vom Großhandel, die Rechnung vom Gerüstbauer, eine Tankquittung, die der Kollege abfotografiert hat, und dazwischen eine Auftragsbestätigung, die gar nicht zum Steuerberater gehört. Wer Rechnungen an DATEV senden will, sucht sie heute meist von Hand raus, speichert sie ab, lädt hoch oder leitet weiter. Mit KI dreht sich das um: Sie findet die Belege in Outlook selbst, und du gibst nur noch frei.
Wie das aussieht, zeigt der Film im Video oben, gut eine Minute, mit Texttafeln statt Ton. Hier steht, was dahintersteckt, wie es abläuft und wo die Grenzen sind.
Warum Belege im Postfach liegen bleiben
Rechnungen kommen per Mail, als PDF oder als E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 muss ein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und laut Bundesfinanzministerium reicht dafür bereits ein E-Mail-Postfach. Das Postfach ist damit ganz offiziell der Briefkasten für Rechnungen.
Der Weg vom Postfach zu DATEV bleibt trotzdem Handarbeit. DATEV bietet selbst einen Weg an: Mit DATEV Upload Mail leitest du Rechnungen aus deinem Postfach an DATEV Unternehmen online weiter. Weiterleiten heißt aber: Jemand muss jede Mail finden, öffnen, prüfen und abschicken. Bleibt eine liegen, fehlt der Beleg in der Buchhaltung. Dann suchst du im März die Quittung vom Oktober.
Und aufheben musst du die Belege auch. Buchungsbelege wie Rechnungen sind nach § 147 AO acht Jahre aufzubewahren. Papier frisst Feierabend, Postfächer auch.
Was die KI beim DATEV-Übertrag macht
Aus der Rechnung im Postfach wird ein Beleg in DATEV. Die KI schaut rund um die Uhr in dein Outlook-Postfach und erkennt, welche Mail einen Beleg enthält: Rechnungen, Quittungen und andere Belege. Sie liest Lieferant, Betrag und Datum aus und legt dir den Beleg zur Freigabe hin.
Du schaust drüber, ein Klick, und der Beleg ist bei DATEV. Das läuft auch nachts und am Wochenende. Wenn du Montag ins Büro kommst, wartet kein Stapel auf dich, sondern eine Liste zum Freigeben.
Und der Papierbeleg aus dem Baumarkt? Foto mit dem Handy, hochladen, die KI liest ihn genauso aus. Einmal fotografieren statt sammeln, kopieren, abheften.
So läuft es Schritt für Schritt
Im Film sieht der Ablauf so aus:
- Ein Beleg kommt per Mail in Outlook an, zum Beispiel die Rechnung vom Großhandel.
- Die KI erkennt ihn als Beleg und liest Lieferant, Betrag und Datum aus.
- Der Beleg landet auf deiner Liste und wartet auf dich.
- Du prüfst die Angaben und gibst mit einem Klick frei.
- Der Beleg geht an DATEV, dort arbeitet deine Steuerkanzlei damit weiter.
Einmal klicken statt jede Mail weiterleiten. Der Zettel aus dem Transporter läuft genauso, nur kommt er per Handyfoto statt per Mail. Den Film einzeln findest du in der Vorführung DATEV‒Übertrag mit Outlook.
Rechnungen an DATEV senden mit KI: was es bringt
Ehrlich gesagt: Für diese Lösung haben wir noch keine Zahl, die wir dir nennen wollen. Wie viel Zeit sie spart, hängt davon ab, wie viele Belege bei dir im Monat reinkommen und wer sie heute sortiert. Das rechnen wir im Infogespräch mit dir durch, mit deinen Belegen statt mit Bauchgefühl.
Was sich ohne Zahl sagen lässt: Die Arbeit verschiebt sich. Statt Belege zu suchen, abzuspeichern und weiterzuleiten, prüfst du nur noch, was die KI vorbereitet hat. Die KI schaut auch dann ins Postfach, wenn bei euch gerade keiner Zeit hat. Und die Rechnung, die Freitagabend reinkommt, ist am Montag schon ausgelesen.
Dazu kommt Ruhe im Kopf. Du musst nicht mehr daran denken, am Monatsende alles zusammenzusuchen. Die Rechnung kommt rein. Der Rest passiert. Bis auf deinen Klick.
Wo die Grenzen sind: Prüfen, Steuerberater, Datenschutz
„Und wenn die KI den Betrag falsch liest?“ Die Frage ist berechtigt. Ein verknittertes Foto, eine Rechnung mit mehreren Teilbeträgen, eine Gutschrift statt einer Rechnung: Auch KI liegt mal daneben. Deshalb geht nichts ohne deine Freigabe an DATEV. Wer freigibt, schaut auf Lieferant, Betrag und Datum.
Zweite Grenze: Die KI bringt den Beleg zu DATEV. Buchen, kontieren, Umsatzsteuer: Das bleibt bei deiner Steuerkanzlei. Läuft DATEV Unternehmen online bei dir noch nicht, sprich zuerst mit der Kanzlei. Laut DATEV kann die Kanzlei es für dich bestellen.
Dritte Grenze: Datenschutz. In Rechnungen stehen Namen, Adressen und Bankverbindungen. Das gehört nicht in ein privates ChatGPT-Konto. Outlook und DATEV hängen bei uns am ARMIN Connector, die Server stehen in Deutschland. Welche Regeln du deinen Leuten für KI mitgibst, steht im Artikel KI datenschutzkonform nutzen.
Und bei E-Rechnungen gilt laut Bundesfinanzministerium: Der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Wo das Original bei euch liegt, klärst du am besten gleich mit der Kanzlei. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
Fazit: Rechnungen an DATEV senden, ohne Mail für Mail weiterzuleiten
Belege gehören zu DATEV. Das Suchen und Weiterleiten am Freitagnachmittag nicht. Mit KI wird die Rechnung im Postfach erkannt und ausgelesen, du gibst mit einem Klick frei, und der Beleg ist bei DATEV. Papierbelege kommen per Handyfoto dazu.
Fang klein an. Mit dem Stapel, der dich am meisten nervt. Ist es der Belegstapel, fang hier an. Ist es der Rest im Postfach: Wie Spam und Werbung rausfliegen, bevor du schaust, steht in E‒Mails automatisch sortieren. Wie Sanierungstechnik Dommel die Antworten mit Firmen-KI schreibt, steht in E‒Mails mit KI beantworten. Und wie wir KI an deine vorhandenen Programme anschließen, ohne dass du wechselst, steht in Handwerkersoftware mit KI.
Was wir sonst noch bauen, siehst du unter KI‒Lösungen. Im Infogespräch schauen wir, wie eure Belege heute zum Steuerberater kommen und was der Übertrag mit KI bei euch abnimmt.
Das Wichtigste
Die KI erkennt Rechnungen, Quittungen und andere Belege in deinem Outlook-Postfach, liest Lieferant, Betrag und Datum aus und legt sie dir zur Freigabe hin. Ein Klick, und der Beleg ist bei DATEV, auch nachts und am Wochenende. Papierbelege fotografierst du mit dem Handy, der Rest läuft gleich.