Wissen
E-Mails mit KI beantworten: 20 statt 90 Minuten bei Dommel
E-Mails mit KI beantworten: wie der Chef von Sanierungstechnik Dommel von 90 auf 20 Minuten am Tag kam und warum ein Mensch jeden Entwurf prüft.
Dominik Walter
Halb acht am Morgen. Der erste Kaffee ist noch nicht durch, und das Postfach ist schon voll: Terminanfragen, Rückfragen zum Angebot, eine Reklamation, drei Lieferanten, die Hausverwaltung. Bei Benedikt Stentrup, Geschäftsführer von Sanierungstechnik Dommel, waren das an vollen Tagen bis zu eineinhalb Stunden. Heute sind es 20 Minuten. Er lässt seine E-Mails mit KI beantworten und gibt jede Antwort selbst frei.
Wie er das gemacht hat, was die KI darf und wie du in deinem Betrieb anfängst, erzählen wir ohne Hype und mit Zahlen aus dem Betrieb. Benedikt Stentrup kannst du dir auch selbst anhören: Video ansehen.
Der Betrieb: 95 Leute und ein Postfach, das nie leer wird
Sanierungstechnik Dommel GmbH hat 95 Leute, Geschäftsführer ist Benedikt Stentrup. In vielen Betrieben läuft ein großer Teil des Geschäfts über das Postfach. Kunden, Lieferanten und Subunternehmer schreiben, und jede Mail will gelesen, verstanden und beantwortet werden.
Das ist kein Sonderfall. Laut Bitkom bekommt jeder, der im Job das Internet nutzt, im Schnitt 53 berufliche Mails am Tag. Vor zwei Jahren waren es noch 40. Der Stapel wächst. Die Zahl der Leute im Büro wächst nicht mit.
Eine einzelne Mail kostet kaum Zeit. Zehn Minuten hier, fünf Minuten da, und am Abend fehlt die Zeit für die Arbeit, die Geld bringt: Angebote, Nachkalkulation, Baustelle.
Vorher: an vollen Tagen anderthalb Stunden im Postfach
Vor dem KI-Rollout saß Benedikt Stentrup an vollen Tagen bis zu 1,5 Stunden nur an seinen E-Mails. Lesen, Infos aus anderen Programmen zusammensuchen, formulieren, korrigieren, abschicken. Und das ist nur ein Chef in einem Betrieb mit 95 Leuten.
Dabei klingen viele dieser Mails gleich. Terminbestätigung. „Wann kommt ihr?“ „Ist das Angebot schon raus?“ Standardfragen, die trotzdem jedes Mal jemand neu tippt. Einmal sagen statt dreimal tippen: Genau da setzt KI an.
Der typische Einwand kommt sofort: „KI? Dafür haben wir keine Zeit.“ Benedikt Stentrup sieht das nüchtern. Für den Anfang solltest du rund 3 Stunden pro Woche fürs Lernen einplanen. Sein Satz dazu: „Die holt man relativ schnell wieder rein.“
Dass Zögern im Handwerk normal ist, zeigen die Zahlen. Laut Bitkom‒Umfrage unter 504 Handwerksbetrieben setzen erst 4 Prozent der Betriebe KI ein. 96 Prozent nennen bei der Digitalisierung „Bedenken hinsichtlich IT- und Datensicherheit sowie Datenschutz“. Die Sorge ist berechtigt. In den Griff bekommst du sie mit einer Firmen-KI und ein paar klaren Regeln.
So lässt du die E-Mails mit KI beantworten
Dommel hat KI mit uns eingeführt, mit 20 Leuten und der Firmenlizenz für den KI-Führerschein. Bei Benedikt Stentrup holt die KI zu einer Mail die bisherige Korrespondenz heran und schreibt daraus den Entwurf, erzählt er im Video. Er übernimmt ihn, passt an und schickt ab. Voll automatisch läuft bei ihm nichts.
So setzen wir es in Betrieben auf:
- Die Mail kommt rein. Wer sie bearbeitet, gibt sie der Firmen-KI (nicht dem privaten ChatGPT-Konto, warum, steht im Artikel zum Datenschutz) und sagt kurz, was die Antwort enthalten soll.
- Die KI schreibt einen Antwortentwurf, im Ton des Betriebs, sauber gegliedert, ohne Tippfehler.
- Ein Mensch prüft: Stimmt der Inhalt? Passt der Ton? Fehlt etwas, das die KI nicht wissen kann?
- Anpassen und senden. Meist sind es ein paar Worte. Manchmal schreibt man einen Absatz neu.
Schritt 3 ist der wichtigste. Die Hamburger Datenschutzaufsicht schreibt in ihrer Checkliste für KI‒Chatbots sinngemäß: Wer KI nutzt, ist selbst dafür verantwortlich, das Ergebnis auf Richtigkeit zu prüfen. Für dein Büro heißt das: Du bleibst der Absender. Die KI liefert den Entwurf, die Entscheidung liegt bei dir.
Mit ChatGPT automatisch E-Mails beantworten? Lieber nicht
Viele suchen nach dem Autopiloten: Mail rein, Antwort raus, niemand schaut drauf. Das klingt verlockend und geht spätestens bei der ersten Reklamation schief. Eine KI formuliert auch dann überzeugend, wenn sie danebenliegt. Und ein privates ChatGPT-Konto mit Kundendaten ist ohnehin keine gute Idee. Auch Benedikt Stentrup lässt die KI bisher nicht allein senden. Unsere Regel: Entwurf ja, Autopilot nein.
Welche Mails die KI vorbereiten darf
Für den Start hilft eine einfache Ampel:
- Grün: Terminbestätigungen, Rückfragen zum Stand, Bitten um Unterlagen. Entwurf lesen, senden.
- Gelb: Angebote, Nachträge, Rechnungsfragen. Der Entwurf ist eine Vorlage, Zahlen und Fristen prüfst du immer selbst.
- Rot: Reklamationen, Mängelrügen, alles mit rechtlichen Folgen. Die KI hilft beim Sortieren und Formulieren, die Entscheidung trifft der Chef.
Nachher: 20 Minuten am Tag, und um 16:30 Uhr ist die Liste abgehakt
Nach 30 Tagen zog Benedikt Stentrup Bilanz: Seine E-Mail-Arbeit ging an vollen Tagen von rund 1,5 Stunden auf rund 20 Minuten zurück. Das sind 70 Minuten am Tag, allein beim Chef und für eine einzige Aufgabe.
Und es blieb nicht beim Postfach:
- Ausschreibungen filtern: 45 Minuten weniger am Tag. Das macht ein Mitarbeiter Anfang 60, heute der zweitstärkste KI-Nutzer im Betrieb.
- Fehlzeiten auswerten: von 30 Minuten auf 2 Minuten.
- Ein komplexer Brief mit Bezug auf VOB und Rechtsprechung: von 3 Stunden auf 10 Minuten.
- 17 von 20 Leuten arbeiten nach 30 Tagen aktiv mit der KI.
Benedikt Stentrup selbst spart rund 4 Stunden pro Woche. Am Ende sei er damit noch nicht, sagt er. Der Satz, der bei ihm hängen bleibt:
„Heute schaue ich um 16:30 Uhr auf meine Liste, und alles hat ein Häkchen.“ Benedikt Stentrup, Geschäftsführer Sanierungstechnik Dommel GmbH
Darum geht es am Ende: um einen Feierabend, an dem nichts mehr liegen bleibt.
Willst du sehen, wie das im Alltag aussieht? Benedikt Stentrup erzählt es selbst, das Video steht direkt unter diesem Artikel.
Was du für deinen Betrieb mitnimmst
Was bei Dommel funktioniert, lässt sich übertragen. Fünf Punkte, die du übernehmen kannst:
- Fang klein an. Mit dem Stapel, der dich am meisten nervt. Bei vielen ist das das Postfach.
- Nimm eine Firmen-KI, kein privates Konto. Kundendaten gehören nicht in einen kostenlosen Chat. Wie das sauber geht, steht im Artikel KI datenschutzkonform nutzen.
- Leg fest, wer freigibt. Die Ampel oben reicht für die ersten Wochen.
- Bring es deinen Leuten bei. Dass bei Dommel 17 von 20 dabei sind, hat mit Schulung zu tun: Die Leute haben gelernt, damit zu arbeiten.
- Miss nach 30 Tagen. Nur was du misst, kannst du deinem Team zeigen. Und nur dann weißt du, wo die nächste Stunde steckt.
Fazit: E-Mails mit KI beantworten ist keine Raketenwissenschaft
Bei Dommel hat es 30 Tage gedauert, mit Schulung und klaren Regeln: Die KI schreibt vor, der Mensch prüft und schickt ab. Heraus kamen allein beim Chef 70 Minuten am Tag. Wer weiter alles von Hand tippt, zahlt dafür jeden Tag mit Zeit, die auf der Baustelle fehlt.
Du willst das für dein Büro? Im Infogespräch schauen wir gemeinsam, wo in deinem Betrieb die meiste Zeit im Postfach versickert und wie deine Leute mit dem KI‒Führerschein selbst damit arbeiten. Mehr Beispiele aus Betrieben findest du auf handwerk‒ki.net, weitere Artikel unter Wissen.
Das Wichtigste
Bei Benedikt Stentrup, Geschäftsführer von Sanierungstechnik Dommel, ging die E-Mail-Arbeit an vollen Tagen von 1,5 Stunden auf 20 Minuten zurück. Lass die KI den Entwurf schreiben und prüf ihn, bevor er rausgeht. Fang mit den Mails an, die jeden Tag gleich klingen.
Zum Ansehen
Das Video zum Artikel
E-Mails mit KI beantworten: 20 statt 90 Minuten bei Dommel
Startet nach Klick, mit Ton. Das Video kommt von Wistia.