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Controlling im Handwerk: die Lage auf einen Blick statt aus dem Bauch
Controlling im Handwerk ohne Tabelle: Das Betriebscockpit zeigt Aufträge, offene Posten, Nachkalkulation und Auslastung aus Software und DATEV.
Dominik Walter
Controlling im Handwerk: die Lage auf einen Blick statt aus dem Bauch
1 Min. · Startet nach Klick, mit Ton. Das Video kommt von Wistia.
Die BWA vom Steuerberater liegt auf dem Tisch. Du siehst den Umsatz, und die Fragen, die dich wirklich umtreiben, bleiben offen: Welche Baustelle hat Geld gebracht? Wer schuldet dir noch was? Sind deine Leute nächste Woche voll? Controlling im Handwerk heißt in vielen Betrieben: Bauchgefühl, dazu eine Tabelle, die einer am Wochenende pflegt.
Das Betriebscockpit dreht das um. Wie es aussieht, zeigt der Film im Video oben, knapp eine Minute lang. Hier steht, was das Cockpit zeigt, woher die Zahlen kommen und wo die Grenzen sind.
Was das Betriebscockpit fürs Controlling im Handwerk macht
Das Cockpit zeigt dir vier Dinge auf einen Blick: Umsatz und Aufträge, offene Posten, Nachkalkulation und Auslastung. Also genau das, was du sonst aus drei Programmen und zwei Ordnern zusammensuchst.
Die Zahlen kommen aus deiner Handwerkersoftware und aus DATEV. Niemand tippt sie ab, niemand pflegt eine Liste. Aus deiner Software, nicht aus einer Tabelle. Ändert sich dort etwas, steht es im Cockpit.
Im Film siehst du dazu den Betriebspuls, eine Kennzahl für den ganzen Betrieb, und den Stand der angeschlossenen Systeme. Du erkennst also auch, ob alle Verbindungen laufen. Morgens ein Blick: Was ist offen, was brennt, was ist erledigt.
So läuft es Schritt für Schritt
Vom Anschluss bis zum Blick am Morgen sieht das so aus:
- Wir schließen den ARMIN-Connector an eure Handwerkersoftware und an DATEV an. Er läuft auf Servern in Deutschland und ist in wenigen Minuten installiert.
- Die Abläufe dahinter richten wir komplett ein, in der Regel in 2 bis 4 Wochen. Du wechselst dafür keine Software.
- Das Cockpit holt die Zahlen aus beiden Quellen und zeigt sie in den vier Bereichen.
- Du öffnest es morgens und siehst, welche Aufträge laufen, welche Rechnungen offen sind und wie die Leute ausgelastet sind.
- Du entscheidest: wen du wegen einer offenen Rechnung anrufst, welche Baustelle du dir in der Nachkalkulation genauer ansiehst, wo nächste Woche Luft ist.
Einmal erfasst statt dreimal zusammengesucht. Die Arbeit macht weiter deine Software. Das Cockpit macht sie sichtbar.
Warum Controlling im Handwerk oft am Bauch hängt
Das ist kein Vorwurf, das sagt die Kammer selbst. In ihrem Heft Controlling im Wirtschaftsbereich Handwerk schreibt die Handwerkskammer Dortmund, dass unternehmerische Entscheidungen nicht selten „aus dem Bauch heraus“ statt auf Grundlage von Zahlen fallen. Viele Unternehmer tun sich schwer, genaue Angaben zur Auslastung oder zur Liquidität zu machen.
Dabei geht es beim Controlling laut Kammer gar nicht vor allem um Kontrolle. Es geht um Planung und Steuerung: wissen, wo der Betrieb steht, und umsteuern, bevor es teuer wird. Als wichtige Kennzahlen nennt das Heft unter anderem den Auftragsbestand, die offenen Forderungen und die Tage zwischen Rechnung und Zahlungseingang. Die Nachkalkulation nennt es die Ergebniskontrolle abgeschlossener Aufträge, ihre Werte gehören in die nächste Kalkulation.
Das Problem ist selten das Wissen. Das Problem ist der Aufwand. Wer abends noch Angebote schreibt, pflegt keine Kennzahlen-Tabelle. Zahlen, die einer sammeln muss, sammelt keiner. Wie du die Nachkalkulation auf der Baustelle sauber aufziehst, steht übrigens auf Profitable Baustelle.
Was es bringt: Lage sehen, bevor sie drückt
Ehrlich gesagt: Eine Zahl, wie viel Zeit oder Geld das Cockpit spart, haben wir nicht. Gemessen haben wir das in keinem Betrieb, deshalb nennen wir auch keine. Was es bei dir bringt, hängt davon ab, wie viele Aufträge parallel laufen und wie viel heute von Hand zusammengetragen wird.
Was sich ohne Zahl sagen lässt: Du siehst die offene Rechnung, solange ein Anruf noch reicht. Du siehst die Baustelle, die in der Nachkalkulation rot wird, solange der Auftrag noch läuft. Und du siehst, ob nächste Woche jemand ohne Einsatz dasteht, bevor er morgens auf dem Hof wartet.
Das Cockpit gehört bei uns zum Fundament, zusammen mit dem ARMIN-Connector und eurer Firmen-KI. Darauf bauen die anderen Lösungen auf. Wie die KI zum Beispiel das Postfach aufräumt, steht in E‒Mails automatisch sortieren. Den Film zum Cockpit findest du einzeln in der Vorführung Betriebscockpit.
Wo die Grenzen sind: Daten, Steuerberater, Datenschutz
„Und wenn die Zahlen falsch sind?“ Dann stimmen sie schon in deiner Software nicht. Das Cockpit rechnet mit dem, was dort und in DATEV steht. Steht der Auftrag nicht im System, steht er auch nicht im Cockpit. Wer Termine und Stunden erst spät einträgt, sieht auch die Auslastung erst spät.
Zweite Grenze: Das Cockpit ersetzt weder BWA noch Steuerberater. DATEV beschreibt seinen eigenen Controllingreport als Ergänzung zur BWA, mit dem der Steuerberater über die laufende Lage informiert. Und auf der Seite zu den Auswertungen heißt es: Bei Veränderungen könnt ihr gemeinsam mit dem Steuerberater gegensteuern. Das Cockpit zeigt dir zwischendurch, wann es dafür Zeit ist.
Dritte Grenze: Datenschutz. Im Cockpit stehen Kunden und Beträge. Das Cockpit läuft auf unserem Server, den Connector betreiben wir selbst, einen fremden IT-Dienstleister brauchst du nicht. Welche Regeln für KI im Betrieb gelten, steht in KI datenschutzkonform nutzen.
Fazit: Controlling im Handwerk braucht keine neue Tabelle
Die Zahlen hast du längst, in der Handwerkersoftware und in DATEV. Was fehlt, ist der Blick darauf. Das Betriebscockpit zeigt Aufträge, offene Posten, Nachkalkulation und Auslastung auf einen Blick, ohne dass jemand eine Liste pflegt. Die Entscheidung triffst weiter du.
Fang klein an. Mit dem Stapel, der dich am meisten nervt. Wie wir die KI an vorhandene Programme anschließen, ohne dass du wechselst, steht in Handwerkersoftware mit KI. Was wir sonst noch bauen, siehst du unter KI‒Lösungen. Im Infogespräch schauen wir, welche Zahlen du heute von Hand suchst und was davon ins Cockpit gehört.
Das Wichtigste
Das Betriebscockpit holt Umsatz und Aufträge, offene Posten, Nachkalkulation und Auslastung aus deiner Handwerkersoftware und aus DATEV und zeigt sie auf einen Blick. Niemand pflegt dafür eine Tabelle. Die BWA und den Steuerberater ersetzt es nicht, es zeigt dir die Lage zwischendurch.